Diferencia entre proceso y procedimiento según ISO 9001

 

El certificado de calidad ISO 9001 es el principal instrumento sobre la gestión de calidad en las organizaciones con mayor reconocimiento en todo el mundo. Pertenece a la serie de normas ISO 9000, y ayuda a las entidades a cumplir con las expectativas y necesidades de sus clientes. 

En este sistema de gestión de calidad se establecen de forma clara una serie de diferencias entre lo que es un proceso y lo que es un procedimiento. En esta entrada vamos a establecer de forma clara cuál es la diferencia entre proceso y procedimiento atendiendo a la normativa ISO 9001. Pero, antes de establecer estas diferencias, vamos a definir claramente qué es cada uno de estos conceptos. 

¿Qué es un proceso?

Un proceso se define como la sucesión de tareas que se ejecutan una tras otra. Todas las organizaciones basan el conjunto de su actividad como una serie de procesos. Por lo que estos son en sí mismo el eje principal en torno al cual giran estas entidades. 

A pesar de ello, no en todas las empresas se trabaja con un enfoque basado en los procesos. 

¿Qué es un procedimiento? 

Por su parte, un procedimiento es precisamente el modo detallado en que se debe llevar a cabo un proceso. Esta descripción puede estar documentada, ya sea de forma física o digital, o no estar recogida de forma documentada en ningún lugar. Aunque, en este segundo caso, debe ser reconocida por los integrantes de una empresa. En muchas ocasiones se establece un subtipo dependiente de este, concretamente los procedimientos documentados, pero estos no son más que los procedimientos tradicionales recogidos en un documento.  

Diferencias entre proceso y procedimiento

Establecidas ambas definiciones, parece evidente poder diferencias entre ambas de un modo teórico, pero en ocasiones, en la práctica, ambas definiciones convergen hasta convertirse su diferenciación en una tarea ligeramente más compleja. 

En estos casos, es de gran ayuda servirse de un truco: analizar el nivel de detalle con el que se realiza la explicación de cierta tarea en la organización. 

En el caso del proceso, se detalla de forma sucinta una secuencia de pasos necesarios para llevar a cabo determinada tarea. Por su parte, en el caso del procedimiento, los detalles son mayores, y se suele definir con detalles respecto a quién lo tiene que hacer, cómo, cuándo, con qué documentación… 

En resumidas cuentas, un proceso es qué se hace, mientras un procedimiento es cómo se hace. 

Otro punto a tener en cuenta para establecer una barrera entre ambos es el momento en que se generan. Mientras que el proceso se establece en el momento de llevar a cabo la tarea, el procedimiento se origina cuando decidimos cómo se llevarán a cabo las tareas. 

Los procesos suelen ser determinados por la gerencia o alta dirección, pero en el caso de los procedimientos suelen intervenir, además de estos, otros trabajadores. Algo similar ocurre con su aprobación, los procesos tienden a gozar de la aprobación de los altos mandos, pero los procedimientos suelen contar con el visto bueno de mandos intermedios.