Parte 2: La auditoria y la inspección – “que no es lo mismo…”

 

La mala prensa que tiene el termino “inspección” y que también se ha trasladado al de “auditoría”, tiene que ver sin duda  con el concepto peyorativo que se ha  adjudicado a estos dos procesos , ligados a situaciones como que algo va mal, es que van a descubrir los errores , o  que vamos a quedar en evidencia, etc.  

Se trata de planteamientos que  desde luego están totalmente alejados  de  los principios que debe reunir la mejora continua  como elemento clave y  eje de los sistemas de gestión de calidad.

Como canta Silvio Rodríguez en “pequeña serenata diurna” lo de “que no es lo mismo … pero es igual”, ( enlace musical a pie de página ),  se trata de dos situaciones diferentes con un principio de base similar como se comenta a continuación.

En un escrito anterior de este blog se describían los elementos conceptuales de las auditorias internas en el marco de los sistemas de gestión de calidad y se hablaba de las mismas como evaluación. Nos referíamos a la comprobación de lo que debe ser el sistema y modelo de interacción y desarrollo  de los procesos y también del cumplimiento de los requisitos de cada uno de ellos y de los productos y servicios  definidos por  la organización.

Siguiendo el título, se trata de dos herramientas y metodologías diferentes con distinta finalidad y que deben tenerse en consideración de forma conjunta y desde luego no excluyente. 

El abordaje y revisión del sistema de gestión de calidad,  que plantea la auditoria interna, no debe de ser realizado en forma puntual, pues no se busca el fallo o éxito en un determinado momento, sino que se busca el nivel de  funcionamiento en un contexto general y en un período de tiempo. La auditoría se centra principalmente en todo el sistema de gestión, aunque  evidentemente puede tener un alcance parcial a uno o determinados procesos.

Por otro lado la  inspección, hace un  análisis de un proceso concreto , equipo o sistema valorando como funciona en un momento determinado con un  alcance más limitado  que la auditoría, centrándose en el lugar de trabajo, el equipo y las actividades de los profesionales .

La auditoria debe conllevar una planificación documentada que prevea qué temas se van revisar y con qué criterios, orden, etc. La auditoria siempre se hace con una comunicación previa , el auditado sabe cuando se hará y quién se encargará de  llevar a cabo la auditoría , y  debe disponer de  un programa previo en que se le indican los procesos y  profesionales a auditar y de alguna manera se le trasladan los criterios de la auditoría.

La inspección puede hacerse ante una necesidad y en algún caso puede no tener una planificación y  puede hacerse sin comunicación previa, de hecho a veces se realiza por sorpresa buscando encontrar aquello que se sospecha .

La auditoría  persigue  verificar evidencias y hechos , tanto negativos  como positivos  con una visión global más proactiva,  incluso buscando identificar los posibles riesgos y oportunidades, implicando tareas diferentes como examen evaluativo o  análisis de situaciones y datos.

La inspección se centra en la verificación de situaciones consideradas como inadecuadas, con el fín de establecer medidas para su solución y  en ocasiones sigue una estructura basada en listas de verificación.

La auditoria y la inspección,  pueden y deben convivir en el sistema y aunque se trate de actuaciones diferentes organizadas para objetivos diferentes como se ha apuntado previamente,  tienen  aspectos en común y pueden ser  complementarias. 

Como resumen de lo expuesto y con  estas consideraciones realizadas, si queremos denominar las auditorías y las inspecciones con dos palabras , podríamos referirnos a evaluación  y control respectivamente.